Was ist der Scheduling Operations Agent?
Der Scheduling Operations Agent ist ein KI-gestützter Agent in Dynamics 365 Field Service, der Disponent:innen bei der täglichen Einsatzplanung unterstützt. Er analysiert die aktuelle Planung und macht konkrete Vorschläge, wie sich der Zeitplan wieder sinnvoll ausbalancieren lässt – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Skills, bestehenden Buchungen und Routen sowie Anfahrtswegen. Ziel ist eine Planung, die trotz Änderungen realistisch umsetzbar bleibt und wichtige Fixtermine weiterhin berücksichtigt.
Voraussetzungen für den Einsatz
Je besser die Field-Service-Grundlagen konfiguriert sind, desto mehr kann der SOA berücksichtigen – und desto präziser werden die Vorschläge. Für eine grobe Planung reicht oft schon ein solides Basissetup. Wenn man jedoch auch Details wie optimale Routen, Auslastung und Prioritäten abbilden möchte, zahlt sich eine tiefere Konfiguration deutlich aus.
- Ressourcen mit gepflegten Rollen/Skills, genauen Arbeitszeiten, Start- und Endstandort sowie Einsatzgebiet.
- Work Orders und Requirements mit klaren Angaben zu Prioritäten, zur Dauer, zum gewünschten Zeitfenster und zum hinterlegten Standort der Einsätze.
So kann der Agent nicht nur „irgendwie“ umplanen, sondern realistische Vorschläge machen, die in der Praxis wirklich funktionieren.
Wie arbeitet der Scheduling Operations Agent?
Bevor der Agent einen Zeitplan vorschlägt, kann man sehr gezielt festlegen, nach welchen Regeln er optimieren soll. Diese Einstellungen lassen sich sogar pro Mitarbeiter:in bzw. Ressource setzen – je nachdem, ob man z. B. die Auslastung maximieren will oder dringende Arbeit bevorzugt behandeln möchte.
Im Planungsziel entscheidet man, ob man die Nutzung maximieren will oder ob die Prioritäten stärker berücksichtigt werden sollen. Außerdem kann man den Zeitbereich einstellen, also zum Beispiel, ob mehrere Tage oder nur der heutige Tag geplant werden sollen.
Dann geht es weiter mit den Voraussetzungen und Terminierungsoptionen (Planungsoptionen). In den Voraussetzungen wählt man aus, welche Art von Einsätzen überhaupt berücksichtigt werden sollen (z. B. nur offene Anforderungen). In den Terminierungsoptionen definiert man, welche Regeln der Agent beim Vorschlag einhalten muss – etwa, wie Skills/Rollen abgleichen, Gebiete berücksichtigt werden (falls vorhanden), innerhalb zugesagter Zeitfenster geplant werden soll oder Reisezeitvorhersagen für realistischere Routen verwendet werden. So steuert man sehr direkt, ob der Agent eher eine schnelle Grobplanung erstellt oder eine Planung, die möglichst direkt übernommen werden kann.
Ein Blick in die Praxis
Für den Praxistest haben wir eine einzelne Ressource (Amy Alberts) mit Arbeitszeiten von 07:00 bis 16:00 Uhr betrachtet. In der ursprünglichen Planung war der Termin am frühen Morgen bereits storniert, gleichzeitig gab es einen festen Kundentermin von 09:00 bis 11:30 Uhr, der nicht verschoben werden durfte. Zusätzlich waren noch weitere Einsätze offen.
Vor der Optimierung:
Der Scheduling Operations Agent erstellt daraufhin einen Vorschlag zur Optimierung, der bewusst um den festen Termin herum organisiert und den stornierten ignoriert. Dabei werden die Reisezeiten automatisch berücksichtigt – und die geplante Reihenfolge lässt sich inklusive konkreter Route direkt auf der Karte nachvollziehen. Außerdem handelt es sich nur um ein Vorschlag und kann einfach angepasst werden.
Nach Anwenden des Vorschlags ergibt sich schließlich eine bereinigte, deutlich besser ausgelastete Tagesplanung, ohne dass der zugesagte Kundentermin verletzt wird. Außerdem wird auch die Heimreise immer mit einberechnet.
Wann lohnt sich der Einsatz des Scheduling Operations Agents?
Der Agent spielt seine Stärken vor allem dann aus, wenn sich Pläne laufend ändern und Disponent:innen schnell reagieren müssen – zum Beispiel in folgenden Situationen:
- Wenn es viele kurzfristige Änderungen gibt (Absagen, Verzögerungen, zusätzliche Einsätze)
- Wenn feste Kundentermine eingehalten werden müssen und der restliche Plan darum optimiert werden soll
- Wenn Reisezeit und Routen einen großen Einfluss haben
- Wenn Teams stark ausgelastet sind und freie Zeitfenster möglichst sinnvoll genutzt werden sollen
- Wenn mehrere Techniker:innen parallel geplant werden und man schnell eine realistische, umsetzbare Planung braucht
Eigentlich überall dort, wo Tagespläne dynamisch sind, und eine schnelle, saubere Umplanung zählt, kann der SOA ein echter Hebel sein.
Fazit
Der Scheduling Operations Agent unterstützt Disponent:innen genau dort, wo Field Service oft am anspruchsvollsten ist: wenn sich Pläne ändern und trotzdem alles zuverlässig funktionieren muss. Er hilft dabei, Einsatzpläne schnell zu stabilisieren, Fixtermine einzuhalten und freie Zeitfenster sinnvoll zu nutzen.
Wer im Tagesgeschäft regelmäßig umplanen muss und dabei weniger „Puzzle-Arbeit“ und mehr umsetzbare Vorschläge wünscht, sollte sich den Scheduling Operations Agent genauer ansehen.
smartpoint unterstützt Sie gerne dabei, passende Einsatzszenarien zu identifizieren und den Agenten in Ihrer Umgebung sinnvoll zu konfigurieren.
