Was der SharePoint Knowledge Agent kann – Features in der Praxis
Bibliotheken automatisch organisieren
Im Modus „Diese Bibliothek organisieren“ analysiert der Agent die ersten Dateien einer Bibliothek, schlägt bis zu drei sinnvolle Spalten vor (z. B. Kategorie, Fälligkeitsdatum, Vertragsart) und kennzeichnet diese als KI-generiert. Sie können Prompts anpassen, eigene Spalten wünschen, Vorschläge annehmen oder verfeinern – inklusive Tests an ausgewählten Dateien. Danach werden neue Uploads automatisch mit Autofill verarbeitet und die Metadaten der jeweiligen Spalten befüllt.
Regeln einfach definieren
Mit natürlicher Sprache definieren Sie Regeln, zum Beispiel zum Senden von E-Mails, Verschieben oder Kopieren von Dateien oder Setzen von Spaltenwerten.
Der Agent erstellt die Regel, fasst die Bedingungen zusammen und aktiviert sie. Unterstützt werden Trigger wie „Neues Element“, „Geändert“ oder „Gelöscht“.
Zur Verfügung steht das gesamte Regelwerk auch über die Commandbar unter „Automatisieren > Regeln > Regel erstellen".
Ansichten per Chat erstellen
Beispiel: „Zeig mir überfällige Rechnungen, gruppiert nach Lieferant, sortiert nach Betrag.“
Der Agent blendet die entsprechenden Spalten ein, filtert, sortiert und gruppiert die Daten und speichert die Ansicht für alle Nutzenden der Bibliothek.
Pages und News optimieren
Wenn Sie sich auf einer Page bzw. einem Newsartikel befinden, bietet der Knowledge Agent verschiedene Optionen. Hier können Sie sich den Inhalt zusammenfassen lassen, Fragen stellen, die Seite verbessern oder auch eine neue Seite erstellen.
Das Feature „Seite verbessern“ überprüft beim Anklicken automatisch mehrere Parameter der aktuellen Site und gibt das Ergebnis in einer Sidebar aus.
Besonders spannend ist die Funktion “Inaktive Seiten zurückziehen”.
Sie ermöglicht es zu konfigurieren, wie lange eine Seite bzw. ein Newsartikel inaktiv sein kann, bevor vorgeschlagen wird, die Veröffentlichung zurückzuziehen.
Welche Vorteile hat der SharePoint Knowledge Agent?
Der Agent ist Ideengeber und Beschleuniger. Er vermittelt den Usern das Konzept von Metadaten, individuellen Ansichten und Regeln. Das sind tolle Features, die im Alltag meist zu wenig Beachtung finden, aber enormen Mehrwert bringen können. Gleichzeitig hilft er beim Erstellen und Layouten von Pages und News, indem er beispielsweise sauber strukturierte Inhalte bereitstellt, die sich auf Seiten und in News attraktiver präsentieren lassen. Kurz gesagt: weniger Klicks, mehr Struktur, schönere Ergebnisse.
Wichtig: Die Features dahinter gibt es auch ohne Copilot
Das Besondere am Knowledge Agent ist, dass er primär in SharePoint vorhandene Standardfunktionen wie Spalten, Ansichten und Regeln konfiguriert, die Sie auch ohne Copilot nutzen können. Der Unterschied: Mit dem Agent geht’s einfacher und schneller, ohne Agent würde die Konfiguration klassisch über die Bibliotheksbefehle erfolgen.
Best Practices aus Projekten
- Erst denken, dann KI: Definieren Sie, welche Metadaten für Ihre Inhalte wirklich wertvoll sind, beispielsweise Dokumenttyp, Geschäftsjahr, Kundenname, Vertraulichkeit oder Gültigkeit. Der Agent liefert Vorschläge – die fachliche Relevanz bestimmen Sie.
- Kleine Schritte: Starten Sie mit 2-3 Spalten, testen Sie Prompts an Stichproben und rollen Sie dann aus.
- Ansichten für Zielgruppen: Erstellen Sie Ansichten pro Rolle (Recht, Vertrieb, HR): gefiltert, gruppiert, sortiert – so finden Teams schneller, was zählt.
- Regeln statt Routine: Nutzen Sie einfache Regeln (Benachrichtigen, Verschieben/Kopieren, Wert setzen), um manuelle Nacharbeit zu reduzieren.
How-To: So bedienen Sie den Knowledge Agent in einer Dokumentenbibliothek
Öffnen Sie eine Dokumentenbibliothek und klicken rechts unten auf das Agent-Icon.
- Wählen Sie eine Schnellaktion: Diese Bibliothek organisieren, Regeln einrichten, neue Ansicht erstellen.
Die Agent-Aktion konfigurieren: „Weitere Spalten vorschlagen“, „Benachrichtige mich, wenn…“ etc.
- Speichern: der Agent übernimmt die Konfiguration und startet die Verarbeitung.
Hinweis: Der Knowledge Agent ist Preview
Aktuell verarbeitet der Knowledge Agent nur die ersten 20 Dateien und die Dateiinhalte nur auf Englisch, im Gegensatz zu den Autofill Spalten die der Agent danach konfiguriert. Diese können sehr wohl auch anderssprachige Dokumente analysieren und auch z.B. Deutsch zusammenfassen.
Fazit: mehr Struktur, weniger Aufwand
Der SharePoint Knowledge Agent ist nahtlos integriert, ständig griffbereit und bringt eine neue Qualität in die tägliche Arbeit mit Inhalten – von der Spaltenidee über die Ansichtsgestaltung bis zur Regelautomatisierung. Er inspiriert User, Daten besser zu verwalten und schönere, interessantere Seiten und News zu erstellen – und bleibt dabei kompatibel mit den Standardfunktionen, die Sie auch ohne Copilot nutzen können. In Kombination mit Autofill (Pay-per-Use) entsteht ein besonders starker Mix aus Ideenfindung und skalierbarer Metadaten-Automation.
Kurz: Ein Agent, der super hilfreich ist – und dessen Integration in Microsoft 365 seinesgleichen sucht.
Tipp für Admins: Mit einer Copilot Lizenz werden auch nahezu alle SharePoint Premium Features freigeschalten, welche einige AI gestützte Features mitbringen: Oversharing verhindern, verwaiste Inhalte identifizieren, Archivierung, Backup, Administrative Regeln und vieles mehr.
