Mit diesem Beitrag schließen wir unsere Blogserie rund um erfolgreiche Business-Intelligence-Projekte ab. Im letzten Schritt geht es darum, aus Daten klare und handlungsrelevante Informationen zu machen.
Mit IBCS zu verständlichen Reports und besseren Entscheidungen
Nach Schulung und Enablement werden die Dashboards genutzt: Anwender filtern, analysieren und vergleichen. Die Zahlen sind vorhanden und trotzdem fehlt häufig Klarheit.
Viele Reports sind technisch korrekt, aber schwer zu lesen. Zu viele Kennzahlen konkurrieren um Aufmerksamkeit, Abweichungen sind nicht eindeutig einzuordnen und jeder Fachbereich verwendet eigene Begriffe und Darstellungslogiken. Daten sind vorhanden, aber nur schwer vergleichbar. Diskussionen dauern länger und Entscheidungen verlieren an Geschwindigkeit.
Deshalb braucht es einheitliche Reporting-Standards. Wir orientieren uns dabei sehr gerne an den International Business Communication Standards (IBCS). Sie schaffen eine gemeinsame visuelle Sprache für Geschäftszahlen: Ist-, Plan- und Forecast-Werte werden konsistent dargestellt, Abweichungen klar hervorgehoben und Farben gezielt eingesetzt.
So müssen Nutzer nicht jeden Report neu entschlüsseln. Ein Mitarbeiter aus dem Marketing versteht schneller einen Finance-Report, der Vertrieb kann Kennzahlen aus dem Controlling besser einordnen und das Management erkennt relevante Entwicklungen auf einen Blick.
Warum Storytelling im Reporting wichtig ist
Einheitliche Standards schaffen damit Orientierung, Vergleichbarkeit und Vertrauen. Gleichzeitig lassen sich neue Reports leichter skalieren, weil sie auf einer bekannten Logik aufbauen.
Am Ende geht es beim Storytelling nicht um schönes Design, sondern um Wirkung. Ein gutes Dashboard beantwortet drei Fragen:
- Liegt die Kennzahl im erwarteten Bereich?
- Wenn nicht, woran liegt es?
- Was bedeutet das für die nächste Entscheidung?
Ein gutes Dashboard zeigt nicht alles. Es zeigt das Richtige so, dass es jeder versteht.
Ein Beispiel aus dem Vertriebsreporting
Angenommen, ein Vertriebsleiter möchte folgende Fragen beantworten:
- Wie haben sich die Umsätze entwickelt?
- In welchem Monat gab es den höchsten Umsatzzuwachs zum Vorjahr und wie hoch war er?
- In welchem Monat gab es den höchsten Umsatzrückgang zum Vorjahr und wie hoch war er?
Beide Abbildungen zeigen dieselben Daten. Der Unterschied liegt ausschließlich in der Darstellung.
Im ersten Beispiel werden die Umsätze des aktuellen Jahres und des Vorjahres als Linien dargestellt. Obwohl alle Informationen vorhanden sind, entstehen mehrere Probleme:
- Der Leser muss beide Linien Monat für Monat vergleichen.
- Abweichungen müssen selbst berechnet werden.
- Positive und negative Entwicklungen sind nicht unmittelbar erkennbar.
- Die Farben haben keine fachliche Bedeutung.
- Unterschiedliche Zahlenformate und viele Datenbeschriftungen erschweren das Lesen.
- Wichtige Ausreißer gehen zwischen zahlreichen Details verloren.
Die Grafik zeigt Daten, beantwortet die Fragen aber nicht.
Im zweiten Beispiel werden die gleichen Informationen nach einheitlichen Reporting-Prinzipien dargestellt:
- Grün steht für positive, Rot für negative Abweichungen.
- Die Veränderung zum Vorjahr wird direkt ausgewiesen.
- Der höchste Zuwachs und der stärkste Rückgang springen sofort ins Auge.
- Zahlen und Beschriftungen folgen einer konsistenten Logik.
- Der Blick wird gezielt auf relevante Entwicklungen gelenkt.
Die Grafik liefert nicht nur Daten, sondern bereits die zentrale Aussage.
Genau das ist der Unterschied zwischen Reporting und Storytelling. Reporting stellt Informationen bereit. Storytelling macht sichtbar, was diese Informationen bedeuten.
Aus einer Datensammlung wird eine Entscheidungsvorlage.
Ein gutes Dashboard zeigt deshalb nichtalles. Es zeigt dasRichtige so, dass es jeder versteht.
Fazit: Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Datenprojekte
Datenprojekte scheitern selten an fehlender Technik. Sie scheitern daran, dass unterwegs niemand mehr versteht, wofür etwas gebaut wird. Wer Planung, Anforderungen, Zusammenarbeit, Schulung und Visualisierung zusammendenkt, schafft Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern genutzt werden. Denn Daten entfalten ihren Wert nicht im System.
Sondern in dem Moment, in dem Menschen beginnen, sie bewusst für Entscheidungen zu verwenden.
Webinar: Vertrauen Sie Ihren Daten oder Ihrem Agenten?
In diesem Beitrag haben wir gezeigt, wie Storytelling dabei hilft, Daten verständlich zu machen und die richtige Botschaft aus Zahlen abzuleiten. Mit Data Agents entsteht nun eine neue Herausforderung: Wer erzählt künftig die Geschichte der Daten und worauf basiert das Vertrauen in die Antworten?
Je einfacher Informationen über natürliche Sprache verfügbar werden, desto wichtiger werden Kontext, Datenqualität und klare Orientierung für die Nutzer.
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