Die Ausgangssituation: Custom CRM in die Cloud
Das Microsoft Dynamics 365 CRM der Business Upper Austria (BizUp), der Standortagentur des Landes Oberösterreich für Investitions- und Innovationsvorhaben in Unternehmen, sollte in die Cloud migriert werden. In das bestehende On-Premise-System war in den Jahren zuvor viel Entwicklungsarbeit gesteckt worden, um individuelle Anforderungen optimal abzudecken. Entsprechend umfangreich und komplex war es. Vor der Cloudmigration stellte sich also die Frage: Soll das CRM so wie es ist migriert und an die Gegebenheiten in der Cloud angepasst werden oder soll ein neues, bereinigtes System entwickelt werden? Die BizUp entschied sich für letzteres.
Anforderungen an eine neue Lösung
Das neue CRM sollte zukunftsfähig sein und mit geringen laufenden Kosten betrieben werden können. Das CRM sollte ohne neuen Code umgesetzt und Upgrades einfach implementiert werden können.
Um den Leistungsumfang zu definieren, startete das Projekt mit einigen gemeinsamen Workshops. Projektleiterin Claudia Hilscher-Thonabauer erzählt: „In den Workshops zeigte uns smartpoint, was im Standard alles möglich ist. Damit konnten wir genau definieren, was wir benötigten und was wir haben wollten, damit wir von unserem riesigen System zu einem schlanken, standardnahen CRM kommen.“
Die Umsetzung: Einführung des Customer-Insights-Moduls von Dynamics 365 CRM
Die Anforderungen des bisher verwendeten Custom Modells lassen sich perfekt mit dem Customer-Insights-Modul von Dynamics 365 umsetzen, weshalb wir statt einer reinen Cloudmigration zur Einführung dieses Moduls rieten.
„Was smartpoint auszeichnet, sind die Beratung und das gemeinsame Erarbeiten von Lösungen.“
Claudia Hilscher-Thonabauer
IT-Leitung bei Business Upper Austria
Im Anschluss an die Workshops wurden die gemeinsam definierten Anforderungen von uns technisch umgesetzt und vom Projektteam der BizUp ausgiebig getestet. Dabei machte sich bezahlt, dass bereits in der Konzeptionsphase ca. 30 Personen aktiv beteiligt waren und in der Testphase 15 Key User aus allen Abteilungen Feedback geben konnten. „Was smartpoint auszeichnet, sind die Beratung und das gemeinsame Erarbeiten von Lösungen. Hier gibt es keine Blackbox: Statt einfach Anforderungen einzukippen, erarbeitet man sie gemeinsam, wird gut beraten und bekommt viel gezeigt“, ist Claudia Hilscher-Thonabauer begeistert.
Das Ergebnis: einwandfreie Datenmigration, hohe Useranzahl
Diese gemeinsame Vorarbeit macht sich beim Ergebnis bezahlt, erklärt die Projektleiterin weiter: „Ich hätte mit mehr Change-Requests und Nacharbeit gerechnet, aber der Go-Live war sehr ruhig. Die Datenmigration hat einwandfrei funktioniert, keine Daten sind verloren gegangen.“
Der Nutzen
Mittlerweile ist das System mehr als eineinhalb Jahre lang im Live-Betrieb und wird von den ca. 180 Anwender*innen gern genutzt. Marketing-Aktivitäten wie Eventmanagement oder Aussendungen können im Customer-Insights-Modul nun einfach durchgeführt und ausgewertet werden.
„Das CRM ist viel einfacher zu nutzen und wird dementsprechend mehr verwendet.“
Claudia Hilscher- Thonabauer
IT-Leitung bei Business Upper Austria
„Das CRM ist viel einfacher zu nutzen und wird dementsprechend mehr verwendet. Weil wir von Beginn an viel mitgearbeitet haben, sind wir jetzt sehr kompetent in der Anwendung und können kleine Probleme selbst beheben“, zeigt sich Claudia Hilscher-Thonabauer zufrieden und freut sich auf die Weiterentwicklung des CRM: „Was ich sehr geschätzt habe, ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Hilfe zur Selbsthilfe. Dadurch ist jetzt viel Wissen vorhanden, das wir in der Weiterentwicklung nützen können. smartpoint hat uns gezeigt, wie wir unser CRM selbst weiter customizen können.“
Interessante Zahlen, Daten & Fakten
- Ca. 180 User
- Ca. 30 Personen in der Anforderungsphase
- In der Umsetzungsphase zu dritt
- ca. 15 Key User beim Testing aus allen Abteilungen
Bild 1: Event-Landingpage mit Anmeldeformular aus Microsoft Dynamics
Bild 2: Microsoft Dynamics Screen mit Projektübersicht
Über das Unternehmen
Die BizUp ist die Standortagentur des Landes Oberösterreich und bietet Unternehmen aus dem In- und Ausland maßgeschneiderte Lösungen für ihre Investitions- und Innovationsvorhaben.
