Aufgabenstellung und Ziele: Eine digitale Lösung für automatisiertes Reporting
Das Amt der Oberösterreichischen Landesregierung benötigte einen Partner zur Entwicklung einer digitalen Lösung für das quartalsweise Reporting von untergeordneten Organisationseinheiten an die übergeordnete Organisationseinheit. Das Reporting besteht aus einem allgemeinen Teil (für alle Organisationseinheiten gleich) und einem jeweils fachspezifischen Teil der jeweiligen untergeordneten Organisationseinheit. Bisher wurde das Reporting in Word, basierend auf manuellen Auswertungen aus verschiedenen Systemen, erstellt. Diese manuellen Prozesse sollten abgelöst und automatisiert werden. Ein zentrales Data Warehouse sollte aufgebaut werden.
Evaluierungsprozess
- Analyse der bestehenden Berichtsprozesse
- Identifikation der relevanten Quellsysteme
Rahmenbedingungen
- Lokale Implementierung ohne Cloud-Dienste (Compliance-Vorgaben)
- Automatisierung der Datenintegration aus verschiedenen Systemen
- Erstellung eines zentralen Data Warehouse
- Nutzung des bestehenden Power-BI-Servers für Visualisierungen und Berichte
Die Umsetzung: zentrales Data Warehouse mit Power-BI-Integration
smartpoint wurde mit der Umsetzung eines zentralen Data Warehouses beauftragt. Um die Anforderungen des Kunden optimal zu erfüllen, entschieden wir uns für den Aufbau eines Data Warehouses auf Basis von MS SQL Server mit Power-BI-Integration.
- Aufbau Data Warehouse:
- Erstellung eines zentralen Data Warehouse (DWH) auf Basis von MS SQL Server.
- Automatisierung der Datenbeladung aus unterschiedlichen Quellsystemen mittels ETL-Prozessen (SQL Server Integration Services).
- Konsolidierung der Daten im DWH.
- Power-BI-Integration:
- Erstellung von parametrisierten Berichten
- Schulungen und Know-how Transfer:
- Schulung der Mitarbeiter*innen in Power BI, DWH-Nutzung und Datenmodellierung
- Entwicklung eines Konzepts für Rechte- und Nutzerverwaltung
Besondere Merkmale
- Lokalität: Die gesamte Lösung wurde lokal implementiert, ohne Nutzung von Cloud-Diensten
- Automatisierung: Minimierung manueller Schritte durch ETL-Prozesse
- Flexibilität: Dynamische Berichtsstrukturen
Der Nutzen: hohe Zeitersparnis und Datenqualität
Wie vom Kunden gewünscht, konnte der manuelle Aufwand beim Reporting durch die neue Lösung stark reduziert werden. Durch die vereinheitlichte Berichtsstruktur und die gesteigerte Datenqualität aufgrund der automatisierten Verarbeitung bietet die Datenplattform zuverlässige Unterstützung für die Mitarbeitenden.
- Zeitersparnis: Reduktion des manuellen Aufwands bei der Berichterstellung um ca. 60 %
- Datenqualität: Konsistenz und Genauigkeit der Berichte durch automatisierte Datenverarbeitung
- Standardisierung: Einheitliche Berichtsstruktur für alle untergeordneten Organisationseinheiten
- Nachhaltigkeit: Aufbau eines zukunftsfähigen Systems, das skalierbar und erweiterbar ist
