Mit der neuen Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, Power Apps und Power Automate können Ideen standortübergreifend erfasst, automatisch weitergeleitet und strukturiert bewertet werden. So wird sichergestellt, dass Potenziale erkannt, umgesetzt und dauerhaft dokumentiert werden – einfach, effizient und digital.
Anforderungen: ein intuitives Ideenmanagement-System für alle
Ziel war es, ein zentrales und intuitiv bedienbares Ideenmanagement-System zu schaffen, das allen Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit bietet, Ideen einzureichen. Der weitere Verlauf einer Idee sollte durch klar definierte Prozesse abgebildet und transparent nachvollziehbar sein. Zusätzlich sollte ein Gamification-Ansatz integriert werden: Nutzer erhalten Credits für eingereichte Ideen sowie für erhaltene Likes und Kommentare – als Anreiz für aktive Beteiligung.
Herausforderungen: Ablöse des alten Systems und Datenmigration
Die größte Herausforderung bestand in der Ablösung des bisherigen Systems und der Überführung bestehender Daten in eine moderne, zentrale Lösung. Neben der technischen Umstellung lag der Fokus darauf, ein benutzerfreundliches und zukunftssicheres System zu schaffen, das die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördert und die Nutzung erleichtert.
Die Lösung: zukunftssicher und nahtlos integriert in Microsoft 365
Die neue Lösung basiert auf der Microsoft Power Platform und kombiniert SharePoint, Power Apps und Power Automate. Sie wurde exakt auf die Anforderungen von Rosenbauer zugeschnitten und ermöglicht ein vollständig digitales, skalierbares und zukunftssicheres Ideenmanagement – nahtlos integriert in die bestehende Microsoft 365 Umgebung.
„Für das Innovationsteam ist es wieder einfacher, darin zu arbeiten, die Übersicht der Ideendarstellung ist wesentlich attraktiver geworden und es macht einfach mehr Spaß!“
Mag. Georg Pilsner, MSc
Innovationsmanagement, Rosenbauer International AG
KeyFacts & Highlights
- Intuitives Ideenportal mit klarer Benutzerführung zur einfachen Einreichung neuer Ideen
- Automatisierte Prozesse & Workflows mit Power Automate – keine Idee geht verloren
- INNO-Teams je Standort bewerten und begleiten Ideen direkt im System
- Gamification-Elemente durch ein integriertes Credits-System zur Belohnung aktiver Nutzer
- Social-Media-ähnliche Ideenübersicht mit Like-, Kommentar- und Filterfunktionen
- Visuelle Statusanzeige zeigt den Fortschritt jeder Idee vom Eingang bis zur Umsetzung
- Zentrale Datenhaltung in SharePoint – durchsuchbar, sicher und strukturiert
- Automatische Reminder zur Förderung der Prozessdisziplin und Vermeidung von Verzögerungen
- Monatliche & jährliche Excel-Reports per E-Mail an Innovationsmanager – für einen schnellen Überblick über Ideenaktivitäten und gesammelte Credits
Fazit: „für jede Anforderung eine praktikable Lösung“
Georg Pilsner, Innovationsmanager bei Rosenbauer, zeigt sich nach Abschluss des Projekts sehr zufrieden: „Für das Innovationsteam ist es wieder einfacher, darin zu arbeiten, die Übersicht der Ideendarstellung ist wesentlich attraktiver geworden und es macht einfach mehr Spaß!“
Auch die Zusammenarbeit mit dem Team bei smartpoint lobt er: „Unsere Ansprechpartner haben hier tolle Arbeit geleistet und versucht, für jede Problemstellung bzw. Anforderung eine passende und vor allem praktikable Lösung zu finden.“
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