Die Herausforderung
Wie bringt man klassisches Kreativhandwerk und digitale Produktionssteuerung zusammen?
Für ART for ART war das keine einfache Aufgabe. Der bisherige analoge Prozess bedeutete:
- Hoher organisatorischer Aufwand: Projektmappen mussten zwischen Produktionsleitung und Werkstätten hin- und hergeschickt werden.
- Fehlende Transparenz: Der aktuelle Status einer Produktion war nur durch Rückfragen und manuellen Abstimmungen ermittelbar.
- Zeitverlust und Fehleranfälligkeit: Änderungen mussten händisch nachgetragen werden, was zu Verzögerungen und potenziellen Missverständnissen führte.
- Keine ortsunabhängige Steuerung: Informationen waren nur physisch verfügbar, was die Flexibilität massiv einschränkte.
Die Antwort lag in der konsequenten Verschlankung und Optimierung der Abläufe: weg vom Papier, hin zu einer digitalen Lösung, die jederzeit und überall Zugriff auf den Produktionsstatus ermöglicht und gleichzeitig die kreative Arbeit unterstützt.
Die Anforderungen
Die neue Lösung sollte mehr sein als ein digitales Abbild des alten Prozesses. ART for ART definierte klare Kriterien:
- Technische Basis: Moderne, schlanke, browserbasierte Lösung auf der strategischen M365-Plattform der österreichischen Bundestheater
- Integration: Nahtlose Integration von Mail, Dokumentenverwaltung (SharePoint) und Bilddateien
- Flexibilität: Low-Code-Ansatz für einfache Wartung und Anpassung an komplexe Produktionsprozesse
- Evaluierung: Konzeptionsworkshop mit smartpoint zur Prozessanalyse, Definition von Personas und Erstellung von UI-Mockups
- Dokumentation: Pflichtenheft mit funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, inkl. Scope-Abgrenzung und technischen Voraussetzungen wie Browserkompatibilität
- Auswahlkriterien: Kompetenz, Erfahrung, Reputation, Know-how, Projektlaufzeit und Kosten
Die Lösung
Gemeinsam mit smartpoint startete ART for ART einen Konzeptionsworkshop. Hier wurden Prozesse analysiert, Personas definiert und erste Mockups entwickelt. Die Anforderungen waren klar: Eine moderne, browserbasierte Lösung auf Basis der M365-Plattform, flexibel durch Low-Code, integriert mit Exchange, SharePoint und Azure Blob Storage. Ein Pflichtenheft legte fest, was im Scope liegt und was nicht.
Das Ergebnis ist das Kostüminformationssystem (KIS), eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis der Microsoft Power Plattform. Mit Dataverse, Azure, PowerApps und PowerAutomate entstand eine responsive Anwendung, die auf allen Endgeräten funktioniert. Dank Always-online-Prinzip sind Daten jederzeit verfügbar – ein Quantensprung für die Produktionssteuerung.
Die Projektübersicht mit aktiven Projekten:
Besondere Features
- Model-Driven App für die Produktionsprozesse
- Canvas App zur Integration von Blob-Storage für Fotos von: Figurinen, Kostümteilen, Anproben und Stoffmustern
- Elektronische Archivierung aller Produktionen
- Schnittstelle zur Produktionskalkulation
Die Übersicht der einzelnen Kostüm-Teile:
Anzeichnen der Fehler:
Das Kundenfazit von ART for ART:
“Das Projekt und die Lösung selbst wurde mit smartpoint genauso umgesetzt, wie es angedacht war. Der Erfolg dieser Lösung zeigt, dass die Plattform absolut geeignet ist, weitere Digitalisierungen in den Geschäftsprozessen damit vorzunehmen”
Andreas Rurländer - Leiter Digitale Technologien
Der Nutzen
KIS reduziert den organisatorischen Overhead erheblich und macht den Produktionsstatus auf Knopfdruck sichtbar. Es ist nicht nur eine Lösung für heute, sondern ein Wegbereiter für die Digitalisierung von Kunst- und Kulturgütern der österreichischen Bundestheater.
Fakten
- Projektlaufzeit: 9 Monate
- Rund 50 Nutzer:innen in der finalen Ausrollung
- Jährlich 8.000 bis 10.000 Kostüme, ca. 50.000 Kostümteile und 186.000 Bilder dokumentiert (ca. 880 GB)
- Projektteam: 6 Personen beim Kunden, 2 bei smartpoint
Über das Unternehmen
Die ART for ART Theaterservice GmbH ist ein führender Dienstleister in der österreichischen Kunst- und Kulturbranche. Mit rund 420 Mitarbeiter:innen unterstützt das Unternehmen Theater und Opern mit maßgeschneiderten Services wie Bühnenbild-, Kostüm- und Requisitenproduktion sowie technischen Lösungen. Als verlässlicher Partner verbindet ART for ART traditionelles Handwerk mit moderner Technik und trägt so wesentlich zur Vielfalt der Kulturlandschaft bei.
Mit dem Kostüminformationssystem (KIS) hat ART for ART gezeigt, wie nahtlos sich traditionelle Produktionsprozesse mit moderner Technologie verbinden lassen.
Kontaktieren Sie uns und wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zu Ihrer individuellen digitalen Lösung!
