Die Anforderung - Zentrales Intranet für transparente Kommunikation und Wissensaustausch
Die Expertis Gruppe – eine Organisation mit 138 Standorten und vielfältigen Geschäftsbereichen – stand vor einem wachsenden Problem: Die interne Kommunikation war auf mehrere Systeme verteilt, wodurch Informationen mehrfach gepflegt werden mussten und Mitarbeitende oft länger suchten, als ihnen lieb war.
Das Ziel: ein zentrales Intranet, das Transparenz schafft und den gruppenweiten Wissensaustausch fördert.
Die Herausforderung – Unterschiedliche Systeme, Strukturen und Nutzerbedürfnisse vereinen
Die größte Hürde war die Vielzahl der bestehenden Plattformen:
- SharePoint
- COYO
- interne Tools
Unterschiedliche Strukturen, Prozesse und Informationslogiken mussten harmonisiert werden. Gleichzeitig sollte die neue Plattform intuitiv und personalisiert sein und das Vertrauen der Mitarbeitenden gewinnen.
Bestehende Intranet‑Systeme der Expertis Gruppe (ehemals BBRZ Gruppe) vor der Einführung einer zentralen Plattform.
Die Lösung – Nutzerzentriertes SharePoint Intranet mit Design Sprint und klarer Struktur
smartpoint entwickelte ein gruppenweites Intranet auf Basis von SharePoint Online. Die Startseite wurde als personalisiertes Dashboard gestaltet, unterstützt durch Power Automate und Anbindungen an interne Systeme. Ein zentraler Wissensbereich mit FAQs, Wikis und strukturiertem Dokumentenmanagement sorgt für klare Orientierung.
Die Plattform
In enger Zusammenarbeit mit dem Team der Expertis Gruppe startete das Intranetprojekt mit einem interaktiven Design-Sprint inklusive Paper Prototyping. So konnten frühzeitig die Anforderungen, Erwartungen und Nutzungskontexte der unterschiedlichen Zielgruppen im Unternehmen erhoben und abgestimmt werden.
Auf dieser Basis entstanden skalierbare Seiten-Templates für ein großes Unternehmensintranet – mit Fokus auf Einheitlichkeit, Orientierung und einfacher Anwendung. Ziel war eine zentrale Plattform für alle Mitarbeitenden, die individuelle Inhalte ermöglicht und gleichzeitig bereichsspezifische Plattformen integriert. Durch ein klares Gestaltungskonzept wurde SharePoint zur unverwechselbaren Intranet-Plattform der Expertis Gruppe.
Die Filter Möglichkeiten
Die Teamübersicht
Social Media Integrierung
Der Nutzen – Effizienter Arbeitsalltag durch bessere Auffindbarkeit von Informationen
Das neue Intranet erleichtert den Arbeitsalltag deutlich. Informationen sind schneller auffindbar, Dokumente sauber strukturiert und Wissen gruppenweit zugänglich. Mit rund 2.800 eindeutigen Nutzer:innen wird das Intranet intensiv verwendet.
Das Kundenfazit und Ergebnis
„Die Zusammenarbeit mit smartpoint hat uns gezeigt, wie viel Potenzial in einer gut durchdachten digitalen Plattform steckt. Das neue Intranet fühlt sich für unsere Mitarbeitenden richtig an und bringt Struktur, Klarheit und Effizienz in den Alltag.“
Wolfgang Kurz, Unternehmenskommunikation – Expertis Gruppe
Der Go-Live erfolgte im Juni 2025. Die vormals getrennten Systeme wurden abgelöst, Informationssilos aufgebrochen und eine Plattform geschaffen, die über 3.200 Mitarbeitende täglich unterstützt.
Über die Expertis Gruppe
Die Expertis Gruppe (ehemals BBRZ Gruppe) zählt zu den führenden Organisationen in Bildung, Integration und Rehabilitation. Mit 155 Standorten, 3.200 Mitarbeitenden und 450 europäischen Netzwerkpartner:innen begleitet sie Menschen in Entwicklungs- und Reha-Prozessen.
Sie möchten Ihr Intranet modernisieren und interne Kommunikation auf ein neues Level heben? smartpoint begleitet Sie von der Idee bis zur Umsetzung.
