Die Ausgangssituation: datensichere, einfache KI-Anwendung für Mitarbeitende
Das Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus beabsichtigte, gewisse Anwendungsfälle von Künstlicher Intelligenz für die Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Dabei standen vor allem die Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund – es brauchte eine Lösung, die datensicher und einfach verwendbar ist.
Die Lösung sollte ein Webportal sein, in welchem die Benutzer*innen einfach auf die KI-Funktionalitäten Zugriff haben. Dabei war wichtig, dass sich die Anwendung in das gewohnte Corporate Design des Bundes einfügt und effizient bedienbar ist. Tägliche Arbeitsabläufe wie Abschriften, Zusammenfassungen von Dokumenten oder Unterstützung bei der Erstellung von Texten oder Informationsfindung sollten mithilfe von KI verbessert werden.
Die Umsetzung: Individuelles KI-Portal im eigenen Azure-Tenant
Die Lösung ist eine Webplattform, welche eine sichere Instanz des OpenAI Sprachmodells, eine Transkriptionsfunktion für Audio- und Videodateien und eine Dokumentzusammenfassung zur Verfügung stellt. Die Plattform kann in Zukunft einfach um neue Anwendungsfälle erweitert werden.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Datensicherheit – das KI-Portal läuft im eigenen Azure Tenant des Kunden, Daten gehen nicht nach außen und werden nie zum Training des Modells verwendet. Alle Daten werden nach Verarbeitung sofort wieder aus der Cloud gelöscht.
Die Funktionalität und technische Umsetzung wurde im Vorhinein mit den Verantwortlichen des Bundesministeriums konzipiert und geprüft. Alle Funktionalitäten wurden vor dem Go-Live durch mehrere Mitarbeiter*innen getestet. Die Infrastruktur wurde von Bechtle Austria zur Verfügung gestellt. Die Kolleg:innen haben mit ihrem Know-How eine Azure-Umgebung geschaffen, in der die Lösung verwendet wird.
Für die technische Realisierung wurde die Microsoft Azure Cloud verwendet. Konkret sind diese Technologien im Einsatz:
- Microsoft Azure AI Language (für Dokumentzusammenfassung)
- Microsoft Azure OpenAI (Sprachmodell)
- Microsoft Azure AI Speech (für die Transkription)
Die Umsetzung nahm insgesamt zwei Monate in Anspruch.
Der Nutzen: vereinfachte Arbeitsabläufe und mehr Effizienz
Rund 300 Nutzer:innen haben nun sicheren und einfachen Zugang zu häufig genutzten KI-Anwendungsfällen. Diese bieten eine große Vereinfachung von Arbeitsabläufen sowie Unterstützung bei arbeitsintensiven Tätigkeiten, was zu Zeit- und Effizienzgewinn im täglichen Arbeiten führt.
Das Fazit: „ein solides Fundament für eine digital unterstützte Verwaltung“
IT-Manager René Pranz, der auf Seiten des Bundesministeriums für Wirtschaft, Energie und Tourismus für das KI-Portal verantwortlich war, zieht nach dem Go-Live eine sehr positive Bilanz:
Herr Pranz, wie lautet Ihr Fazit zum Projekt?
„Mit dem KI-Portal haben wir eine zukunftsorientierte Lösung geschaffen, die unsere hohen Anforderungen an Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit erfüllt. Besonders positiv war für mich, dass wir von Anfang an Wert auf eine Architektur gelegt haben, die flexibel erweiterbar ist, sodass künftige Anwendungsfälle ohne großen Aufwand integriert werden können. Die Plattform ist ein solides Fundament für den weiteren Weg in Richtung digital unterstützter Verwaltung. Das Portal wurden von den Nutzenden sehr gut angenommen und die Freude ist groß, dass sie die Funktionen nun in der Organisation verwenden können.“
Was hat Ihnen an der Zusammenarbeit mit smartpoint und Bechtle gefallen?
„Die Zusammenarbeit war geprägt von technischem Know-how, Verlässlichkeit und einem sehr guten Verständnis für unsere Anforderungen im öffentlichen Umfeld. Bechtle und smartpoint haben nicht nur eine stabile und sichere Lösung geliefert, sondern auch mitgedacht, wie diese nachhaltig nutzbar gemacht werden kann das schätze ich besonders.“
„Mit dem neuen KI-Portal haben wir eine starke technologische Basis geschaffen, um Arbeitsprozesse zunehmend intelligenter zu gestalten.“
René Pranz
IT-Manager, Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus
Wie hat sich das neue System auf Ihren Arbeitsalltag ausgewirkt?
„Mit dem neuen KI-Portal haben wir eine starke technologische Basis geschaffen, um Arbeitsprozesse zunehmend intelligenter zu gestalten. Schon heute sehen wir erste Mehrwerte bei Aufgaben wie Transkriptionen oder Dokumentenzusammenfassungen und die Plattform ist so ausgelegt, dass sie sich schrittweise zu einem zentralen digitalen Assistenten im Arbeitsalltag entwickeln kann. Das Potenzial für weitere Anwendungsfälle ist enorm und wir sind bestens darauf vorbereitet.“
