Das Ergebnis: weniger Aufwand in der Verwaltung, mehr Transparenz und ein deutlich einfacherer Zugang zu relevanten Informationen für alle Mitarbeitenden.
Das QM-Portal im Überblick:
Anforderungen
Im Gesundheitswesen gelten strenge Vorgaben und Dokumentationspflichten. Gleichzeitig ist der Informationsbedarf hoch, da die Aufgaben sehr vielfältig sind und sich laufend ändern.
Durch die hohe Mitarbeiterfluktuation ist es besonders wichtig, dass neue Mitarbeitende schnell und einfach auf alle relevanten Unterlagen zugreifen können.
Ziel war daher, ein modernes System zu schaffen, das Dokumente automatisch steuert und den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt anzeigt. Die bisherige Lösung auf Basis von SharePoint On-Premises wurde dabei vollständig abgelöst und alle bestehenden Dokumente im Zuge einer Migration in das neue System übernommen.
Herausforderungen
Eine der größten Herausforderungen war die starke Personalisierung der Dokumente. Ziel war, dass Mitarbeitende nur jene Inhalte sehen, die für sie wirklich relevant sind – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand für das Qualitätsmanagement.
Gleichzeitig mussten die unterschiedlichen Anforderungen aus vier Einrichtungen unter einen Hut gebracht werden. Gemeinsam mit dem Projektteam des Haus der Barmherzigkeit entwickelte smartpoint daher ein einheitliches Konzept, das trotz komplexer Organisationsstruktur eine klare und automatische Zielgruppensteuerung ermöglicht.
Lösung
Die folgenden Technologien wurden verwendet, um die Lösung umzusetzen:
- SharePoint Online
- Power Apps
- Power Automate
- Power Apps Component Framework (PCF)
- Azure OpenAI Services
- SharePoint Framework (SPFx)
- PNP Modern Search
Die neue Lösung basiert auf Microsoft 365 und nutzt moderne Tools wie SharePoint Online, Power Apps, Power Automate und Azure KI-Dienste. Dadurch können Prozesse digital abgebildet und Dokumente automatisch verwaltet werden.
Herzstück der Lösung ist eine intelligente Zielgruppensteuerung: Jedes Dokument wird automatisch den passenden Mitarbeitenden zugeordnet – basierend auf ihrer Organisationseinheit, ihrem Standort und ihrem Tätigkeitsbereich.
So sieht jede Person nur die Informationen, die für ihre Arbeit relevant sind. Führungskräfte können zusätzlich eigene Dokumente erhalten oder Zielgruppen manuell anpassen. Eine integrierte Vorschaufunktion zeigt dabei jederzeit, wer Zugriff auf welches Dokument hat.
So sieht die vereinfachte Architektur der Lösung aus:
Features
Die folgenden Funktionen wurden implementiert, um die Lösung umzusetzen:
- Freigabe und Veröffentlichung von Dokumenten
- Nachweisliche Kenntnisnahme
- Automatische Wiedervorlage
- Prozessdarstellung
- Personalisierte Suche
- Chatbot
Nutzen
Das neue System sorgt für mehr Effizienz, Sicherheit und Orientierung im Arbeitsalltag.
Besonders in Bereichen mit hoher Fluktuation profitieren neue Mitarbeitende: Sie finden sofort alle für ihre Aufgaben relevanten Unterlagen und können schneller in ihre Arbeit starten.
Gleichzeitig behalten Führungskräfte und Qualitätsmanagement den Überblick über Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentenstände – vollständig nachvollziehbar und revisionssicher.
Das Ergebnis: weniger Aufwand, schnellere Einarbeitung und mehr Klarheit für alle Beteiligten.
Über das Unternehmen
Das Haus der Barmherzigkeit steht seit über 150 Jahren für interdisziplinäre Pflege und Betreuung auf höchstem Niveau.
Heute umfasst die Organisation 30 Einrichtungen in Wien und Niederösterreich und betreut rund 1.200 ältere Menschen sowie 400 Personen mit Behinderungen.
Die Schwerpunkte liegen in den Bereichen Geriatrie, Psychiatrie, Neurologie und Innerer Medizin.
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei intelligentem Dokumentenmanagement. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
