Ausgangssituation: SharePoint on Prem End of Life
Die voestalpine hatte bislang ein SharePoint-onPremise-Intranet im Einsatz. Da die verwendete Plattformlösung (SharePoint 2016) ab Juli 2026 von Microsoft nicht mehr unterstützt wird, war ein Umstieg nötig. Ebenso sollte die bisher verwendete Workflow-Lösung abgelöst werden.
Anforderungen: bessere UX, mobil nutzbar
Die neue Intranet-Lösung sollte deutlich einfacher und vor allem mobil zu nutzen sein. Das neue System wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelt und sollte der bisher verwendeten Logik der konzerninternen Ausspielung von News-Beiträgen ähneln. Vor allem die personalisierte Anzeige von News-Beiträgen auf der Startseite war dem Kunden wichtig, da je nach Standort und der organisatorischen Zugehörigkeit innerhalb der voestalpine unterschiedliche Meldungen für die knapp 50.000 Mitarbeiter:innen relevant sind.
smartpoint konnte sich dabei gegen mehrere Mitbewerber durchsetzen und den bereits langjährigen Kunden voestalpine erneut von der Zusammenarbeit überzeugen.
Die Lösung: Neues Custom-Intranet auf Basis von SharePoint online
Um die gewünschten Anforderungen zu erfüllen, konzipierten und implementierten wir ein neues Intranet auf Basis von SharePoint online.
Auf der Startseite sieht jede:r Nutzer:in die persönlichen News, die nach Konzerngesellschaft, Standort und Themengebiet gefiltert ausgespielt werden. Eigens entwickelte Custom-Webparts ersetzten dabei die bisher genutzten Add-ins. Sowohl die Usability als auch die User-Akzeptanz wurden dadurch verbessert.
User-Adoption-Maßnahmen von smartpoint für bessere Akzeptanz
Um allen Anwender:innen den Umstieg ins neue Intranet zu erleichtern, lag von Beginn an auch die User-Adoption im Fokus. smartpoint unterstützte die voestalpine hierbei mit einer Reihe von bewährten Maßnahmen:
- Aufbau eines internen WIKIs mit Guidelines und Anleitungen
- Plakat- und Info-Kampagne
- Intranet Branding
- Teaser Video
- Admin-Schulungen & Schulungsgruppen
Facts & Figures
- Rund 20.000 Anwender:innen nutzen das neue Intranet täglich.
- Über 100 eigenständige on-Prem-Intranets und unzählige Prozesse wurden bei der Konzeption berücksichtigt.
- 27 Personen waren im erweiterten Core Team involviert, 10 Personen im Core Team.
- 9 Monate vergingen von der Auftragserteilung bis zum Go-Live.
- Mehrsprachigkeit: Die Einführungskampagne wurde in 6 Sprachen ausgearbeitet.
