Die Upper Austrian Research GmbH ist die Leitgesellschaft für Forschung des Landes OÖ und damit ein zentrales Element der heimischen Forschungs-, Technologie- und Innovations-Politik (FTI). Als solche ist ein modernes, zuverlässiges CRM-System wesentlich.
Die Ausgangssituation: Ein vielfach versioniertes Microsoft-Dynamics-On-Premise-CRM-System
Bereits seit vielen Jahren verwendete die UAR ein On-Premise-CRM-System auf Basis von Microsoft Dynamics, welches laufend aktualisiert, auf neue Versionen migriert und um Funktionen erweitert wurde. Um es zu modernisieren, wurde entschieden, ein neues CRM-System auf Basis von Microsoft-Cloud-Technologien zu erstellen.
Das On-Premise-Dynamics CRM-System befand sich in der Version 9.0, welches noch auf dem ursprünglichen CRM 2011 System basierte und mehrere Versionssprünge zurückgelegt hatte. Das CRM-System war als unabhängige Organisation am CRM-Server der Business Upper Austria – OÖ Wirtschaftsagentur GmbH (Biz-up) eingerichtet. Es handelte sich dabei um eines der zentralen Systeme in der UAR-Systemlandschaft.
| Peripheriesysteme | Version | Einsatzgebiet |
|---|---|---|
| Microsoft SharePoint Server 2019 | Version 16.0.10405.20000 | Intranet |
| eworx Marketing Suite | Cloud | Produkt: mailworx; externe Marketing-Lösung |
| MS Office 365 / Exchange | Cloud | |
Die Anforderung: 1:1 Cloud-Migration des CRM-Systems mit mobiler Nutzbarkeit
Das neue System sollte eine 1:1 Migration des bestehenden Systems als Basis beinhalten und so nahe wie nur möglich am Standard konfiguriert werden. Individualprogrammierungen sollten vermieden werden. Zukünftige Updates und Migrationen auf neuere Versionen sollten damit schneller und kosteneffizienter durchgeführt werden. Die mobile Verwendung des CRM war einzuplanen.
Die Lösung: Moderne CRM-Lösung mit regelmäßigen Updates
Um die Anforderungen effizient umzusetzen, hat smartpoint eine moderne Dynamics-365-CRM-Cloud-Lösung entwickelt. Die Daten wurden dabei aufwandsschonend mittels dem Microsoft-FastTrack-Programm in die Cloud befördert. Die Anwender:innen können nun mit einer modernen, schnellen CRM-Plattform Kundendaten verwalten und ihre Geschäftsprozesse durchführen.
Ein besonderer Mehrwert des neuen CRM ist, dass UAR nun von den regelmäßigen Updates von Microsoft profitiert. Die moderne Outlook Integration erleichtert zusätzlich den Arbeitsalltag.
Das Ergebnis: Dynamics-CRM-System auf Basis von Microsoft-Cloud-Technologien
Die UAR verwendet nun ein Dynamics-CRM-System auf Basis von Microsoft-Cloud-Technologien mit Schnittstellen zu Mailworx, Sharepoint Online & Server 2019, Outlook-App und Synchronisationsfilter, Server Side Sync / Exchange.
Wie schon zuvor stehen den 14 Nutzer:innen nun auch in der Cloudumgebung ein Test- und Produktivsystem zur Verfügung. Gearbeitet wird im Produktivsystem. Im Testsystem werden Weiterentwicklungen erstellt und Fehleranalysen durchgeführt. Sobald im Testsystem durchgeführte Änderungen freigegeben sind, werden diese in die Produktivumgebung übertragen.
Wie viele Daten werden verarbeitet?
| Datenbankgrößen: mscrm | 2.480,50 MB | Daten Menge – Tables (Account, Contact, WebResouces, AuditLog, ..) |
| mscrm_log | 4.976,44 MB | Reine Logs der Datenbank – Transaktionen, etc. |
Von der Auftragserteilung bis zum Go-Live dauerte das Projekt ca. sechs Monate. Das Projektteam umfasste vier Personen, zwei auf Kundenseite, zwei bei smartpoint (Projektleitung und Development). Drei Nutzer:innen waren in die Konzeption involviert.
Fazit: „Eine stabile Lösung, die unseren Erwartungen gerecht wurde.“
Nach erfolgreichem Abschluss der Cloud-Migration haben wir Projektleiterin Gerda Hinterreiter, Head of Management Services bei UAR, gefragt, wie die Zusammenarbeit verlaufen ist und wie zufrieden sie mit dem Ergebnis ist.
Frau Hinterreiter, wie lautet Ihr Fazit zum Projekt?
Unser Fazit zum Projekt ist durchwegs positiv. Beeindruckt hat uns die reibungslose Implementierung und die Anpassung an unsere Anforderungen. Der Zeit- und Kostenplan wurde eingehalten und transparent dokumentiert. Insgesamt erhielten wir eine stabile Lösung, die unseren Erwartungen gerecht wurde.
„Da die Benutzerfreundlichkeit in einigen Bereichen erhöht wurde, war die Akzeptanz der Key User von Anfang an sehr groß.“
Gerda Hinterreiter
Head of Management Services, Upper Austrian Research GmbH
Wie hat sich das neue System auf Ihren Arbeitsalltag ausgewirkt?
Der Wechsel auf das neue System brachte keine Ausfälle mit sich (die alte Datenbank und die Outlook-Kontakte waren bis nach dem Go-Live noch schreibgeschützt verfügbar), die Outlook-Postfachanbindungen erfolgten schrittweise und nach individueller Vorbereitung bei jedem User einzeln. Die „Standarduser“ merkten (erfreulicherweise) keinen Unterschied im Arbeitsalltag, die Key User waren aufgrund der vorangegangenen Testphasen vorbereitet und bereits mit dem System vertraut. Da auch die Benutzerfreundlichkeit (Anordnung/Darstellung) im Zuge der Migration in einigen Bereichen erhöht wurde, war die Akzeptanz der Key User von Anfang an sehr groß – User stehen Systemänderungen ja nicht selten eher kritisch gegenüber.
„Der Wechsel auf das neue System brachte keine Ausfälle mit sich.“
Gerda Hinterreiter
Head of Management Services, Upper Austrian Research GmbH
Was hat Ihnen an der Zusammenarbeit mit smartpoint gefallen?
Die Zusammenarbeit mit smartpoint war angenehm und professionell. Besonders geschätzt haben wir die offene, unkomplizierte und direkte Kommunikation, das Bestreben des Teams, unsere Ziele zu verstehen und umzusetzen. Die Expertise und das lösungsorientierte Vorgehen aller Beteiligten haben maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen.
Über die Upper Austrian Research GmbH
Die Upper Austrian Research GmbH (UAR) ist die Leitgesellschaft für Forschung des Landes Oberösterreich und wirkt maßgeblich dabei mit, eine zukunftsweisende Forschungsstrategie für Oberösterreich zu definieren, die Kompetenzen der oberösterreichischen Forschungslandschaft in den strategischen Forschungsschwerpunkten weiter auszubauen und die Forschungsstrukturen des Landes laufend weiterzuentwickeln.
