Meetingmanagement & Entscheidungsfindung
smartpoint Meetings

smartpoint Meetings

smartpoint Meetings bietet alle nötigen Funktionalitäten um den vielfältigen Herausforderungen an eine digitale Meeting-Lösung gerecht zu werden. Die Übersicht über alle angelegten Meeting-Workspaces wird durch ein grafisches Kachel-Dashboard erleichtert. Dies kann auch als Einstiegsseite für Ihre Mitarbeiter verstanden werden. Innerhalb der Arbeitsbereiche bietet die Lösung einen grafischen Eventselektor sowie sechs frei konfigurier- sowie platzierbare WebParts (Details, Protokolle, Anhänge, Agenda, Aufgaben, offene Aufgaben).

zur Produktbeschreibung (PDF)

Die wichtigsten Details im Überblick

Systemvoraussetzung

Die Lösung ist verfügbar für folgende Systeme: Microsoft SharePoint 2010, Microsoft SharePoint 2013.

Lizenzierung

Der Lizenzpreis richtet sich nach den Features die Sie für Ihr Meetings auswählen. 

Wartung

Die Produktlösung ist frei von laufenden Kosten. Im Lizenzpreis versteht sich inklusive eines Personentages (8 Stunden), den Sie für Wartung, Anpassungen oder Erweiterungen nutzen können.

Meetingmanagement

Tile-Dashboard

Das grafische Dashboard kann als Einstiegsseite für die Anwender angesehen werden. Es werden nur die jeweiligen Meetings angezeigt, für die der Benutzer auch berechtigt ist. Auf diesem Weg können alle relevanten Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Die Farbe der Kacheln ist in unserem Beispiel an den Projektstart, sowie die Dauer des Projekts gekoppelt. Hier kann jede beliebige Logik frei hinterlegt werden. Die Icons im rechten unteren Eck einer jeden Kachel stehen für den Status des Projekts. Mittels Mouse-Over-Effekt werden der aktuell letzte sowie der kommende Termin angezeigt. Im unteren Bereich erhält man eine visualisierte Übersicht über das Verhältnis von abgeschlossenen zu offenen Aufgaben.

Agendapflege – alles in einem Fenster

smartpoint Meetings ermöglicht die gesamte Abarbeitung von einzelnen Agendapunkten in einem einzigen Fenster. Aufgaben und Anhänge können dem Besprechungspunkt direkt zugewiesen werden. Wenn Sie einzelne Elemente wieder löschen möchten bzw. Aufgaben einem anderen Agendapunkt zuordnen wollen, so können Sie dies ebenfalls ohne Medienbruch, direkt in dem Eingabefenster vornehmen.

automatisierte Protokollerstellung

Per Knopfdruck wird ein automatisch generiertes Meeting-Protokoll erstellt, welches alle von Ihnen eingegebenen und im Verlauf des Meetings besprochenen Information beinhaltet. Die Erstellung erfolgt auf Basis einer zuvor definierten Microsoft Word Vorlage. Hier wird mit Platzhaltern gearbeitet, sodass das Protokoll gänzlich an Ihre Anforderungen und Corporate Design angepasst werden kann.

Systemintegration

Grafischer Eventselektor

Die Terminauswahl erfolgt im Meeting-Arbeitsbereich durch einen grafischen Eventselektor. Die Termine werden monatsweise gefiltert dargestellt. Mittels der Navigationspfeile können Sie zwischen den einzelnen Monaten blättern. Gibt es mehrere Termine an einem Tag, so werden diese entsprechend gruppiert. Wird ein Termin per Mausklick selektiert, so wird dieser orange gekennzeichnet und die restlichen Webparts auf der Seite filtern die passenden Informationen. Mittels „neues Meeting“ können Sie direkt ein neues Meeting erstellen.

Frei konfigurier- und platzierbare WebParts

Die verwendeten WebParts und Controls können frei konfiguriert, also mit verschiedenen Größen oder Ansichten versehen sowie platziert werden. Es stehen folgende WebParts zur Verfügung: Details, Agenda, Aufgaben (Terminbezogen), offene Aufgaben (Arbeitsbereich-bezogen), Anhänge, Protokolle.

Microsoft Outlook Kompatibilität

Die jeweiligen Kalender sowie Aufgabenlisten der Meeting-Workspaces können direkt in Microsoft Outlook angezeigt werden. Auf diesem Weg lassen sich beispielsweise Meetings einfach in Outlook anlegen, um sie anschließend in Microsoft SharePoint bearbeiten zu können. Termine können somit auch schnell mittels copy/paste erstellt und über Wochen und Monate verteilt werden. Alle Änderungen werden sofort und ohne Zeitverlust in Microsoft SharePoint gesynct.

Referenzen

smartpoint Meetings ist mittlerweile bei über 10 unserer Kunden im täglichen Einsatz. In der Praxis ergeben sich aufgrund verschiedensten SharePoint-Umgebungen viele Unterschiede in der Meetings Lösung. Diese Erfahrung kommt wiederum direkt Ihrer Meetings Lösung zu Gute. 

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Richard Pfeiffer, MA
Marketing / Account Management

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