Microsoft 365 bietet, wie der Name schon sagt, unzählbare Möglichkeiten einen modernen Arbeitsplatz zu gestalten. In der Menge an Lösungen kann es leicht passieren, dass man den Überblick verliert. Die große Stärke ist das Zusammenspiel der einzelnen Services. Hierfür bedarf es ein sauber definiertes Konzept, um die Vorteile auch an Mann und Frau zu bekommen.
Wir haben deshalb anhand von Christoph einen kurzen Tagesablauf dargestellt, wie die Microsoft Landschaft den modernen Arbeitsplatz im Jahr 2020 ideal unterstützen kann.
Morgens, am Weg in die Arbeit oder am Frühstückstisch im Homeoffice hole ich mir einen ersten Überblick, was sich im Unternehmen seit meinem letzten online-Gang getan hat. Hier führt der erste Weg über das Smartphone zu den mobilen Apps von Outlook und Yammer. Die Outlook App gibt mir eine schnelle und einfache Übersicht über anstehende Termine und neue Mails. Dabei unterscheidet der Posteingang direkt zwischen relevanten und sonstigen Mails. In Yammer hole ich mir die neuesten Updates aus der internen Kommunikation – Yammer lässt sich mittels „Communitys“ jetzt sogar schon direkt in Teams integrieren.
Sobald ich im Office mein Notebook starte, verschaffe ich mir einen einfachen Überblick meiner To Dos. Hier arbeite ich mit Microsoft Planner. Durch die Synchronisierung in der Microsoft Landschaft können alle To Dos auch in Teams zentral verwaltet werden. Aus einer Hand kann ich mir einzelne Tasks für den kommenden Tag holen. Ich sehe den Fortschritt meiner Kollegen in Echtzeit und steigere so die Team-Effizienz. Durch Links zu den Dokumenten auf SharePoint oder in OneDrive kann ich direkt in meine Office Applikationen springen und gemeinsam an einem Dokument arbeiten.
In der Pause ändert sich mein Status in Microsoft Teams automatisch auf Abwesend. So ist für meine Kollegen ersichtlich, dass ich gerade nicht am Schreibtisch bin. Trotzdem bin ich, wenn nötig über die mobile Teams App erreichbar. Für schnelle Scans, zB bei Taxi-Rechnungen oder Inspirationen, bietet sich die Office App an. Sie ist ein zentraler Einstiegspunkt in die Office Landschaft inklusive AI Scan-Funktion für hochauflösende Scans und Fotos. Außerdem sehe ich einen Überblick über alle zuletzt verwendeten Dokumente und Dateien und kann mir gemachte Fotos und PDFs für die spätere Arbeit ablegen.
Meetings sind vor allem in der aktuellen Corona-Lage meist digital. In Online-Meetings bietet sich die Verwendung der Whiteboard-Funktionalität von Microsoft Teams an. Brainstormings oder Mindmaps können einfach gespeichert und später weitverwendet werden. Ebenso kann ich komplexe Themen schnell visualisieren und erklären. Für mehr Gestaltungsfreiraum greife ich auf OneNote zu. Hier kann ich von Grafiken über Zeichnungen, bis hin Text und mathematischen Gleichungen fast ohne Limitationen alle Informationen erfassen und teilen.
Kollaboration bedingt Verfügbarkeit. Deshalb lege ich alle Dateien in OneDrive for Business oder auf SharePoint ab. Als kleiner Tipp für oft verwendete SharePoint-Ordner und -Listen empfehle ich die Offline-Synchronisation. So werden Listen und Dateien als Ordner direkt auf dem Notebook auf dem Device gespeichert, ohne dass man online danach suchen muss.
Am Ende des Tages öffne ich mir Microsoft Planner die Task Übersicht und kann kurz kontrollieren und erledigte Tasks abhaken. In Yammer hole ich mir nochmal eine schnelle Übersicht, was sich im Unternehmen ereignet hat. Nach diesem Tages-Resümee kann ich mich dann beruhigt in den Feierabend verabschieden.
Natürlich ist das nur ein Use Case und genauso wie die Möglichkeiten unbegrenzt sind, entwickelt jeder User seine eigenen Präferenzen. Microsoft bietet dabei einen idealen Rahmen - der Kollaboration und effektives (gemeinsames) Arbeiten auf eine ganz neue Ebene bringt.