Digital Workplace Services: Personalisierte digitale Lösungen sparen Zeit

Stefan, womit beschäftigt sich der DWS-Bereich bei smartpoint?

Unser Bereich besteht aus drei Competence Centern: Das erste entwickelt Lösungen im Bereich Microsoft 365 mit Fokus auf SharePoint-Intranet, das zweite widmet sich der Prozessdigitalisierung mit der Power Platform und Nintex und das dritte Competence Center entwickelt Pro-Code Lösungen, um Microsoft 365 und die Power Platform programmatisch zu erweitern.

Im Bereich SharePoint und Microsoft 365 beraten wir Großunternehmen dabei, wie sie ihre interne Kommunikation auf bessere Beine stellen können und treiben den digitalen Arbeitsplatz voran. Wir bauen Intranet-Portale mit personalisierten News-Centern, in denen Unternehmen Neuigkeiten aus den unterschiedlichen Abteilungen, Standorten etc. bereitstellen können. Personalisiert deshalb, damit die Benutzer:innen nicht mit zu viel Inhalt überfordert werden und nur die relevanten Informationen ankommen. Dafür erarbeiten wir mit den Kund:innen Konzepte und zeigen ihnen Best-Practice-Beispiele.

Mit unseren Leistungen im Bereich Power Platform digitalisieren wir Prozesse im Bereich Operational Excellence und bilden sie, je nach Anforderungen, mit Power Apps, Power Automate und Nintex auf Basis von SharePoint oder Dataverse ab. Ziel ist, dass Abläufe digital nachvollziehbar sind und dass man sehen kann, was wann wie zu einem Prozess beigetragen hat. Bei den dafür aufgebauten Lösungen, bestehend aus Business Applikationen, Formularen und Workflows, wird besonderes Augenmerk auf eine gute User Experience gelegt, um den Endanwender:innen so viel Zeit wie möglich zu sparen.

Alles vernetzt: die wahre Stärke des Digital Workplace

Warum sind diese drei Teilbereiche bei smartpoint in einer Abteilung angesiedelt?

Wenn wir alle drei Teilbereiche kombinieren, wird erst die wahre Stärke des Digital Workplace sichtbar: Wir bringen die digitalisierten Prozesse ins Intranet, verknüpfen dieses wiederum mit Teams und schaffen damit einen zentralen Einstiegspunkt zu allen Informationen, Dokumenten, Tools und Prozessen. Dabei achten wir darauf, dass auch Blue Collar Worker, in der Regel Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, Zugriff auf alles bekommen. Ziel ist, dass die Endbenutzer:innen – egal von welchem Gerät und Ort aus sie einsteigen – möglichst alle Tätigkeiten in SharePoint oder Microsoft Teams durchführen können.

An welchen Anwendungsfällen für Prozessautomatisierungen arbeitet ihr häufig?

Ein Standardfall sind Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung. Die ISO-Norm 9001 schreibt vor, dass es nachvollziehbar sein muss, wie und wo aktuell gültige Dokumente zu finden sind, und dass sie einem gewissen Kontroll- und Prüfprozess unterzogen sein müssen. Diesen Prozess wickeln wir häufig mit Power Automate in Kombination mit Power Apps und SharePoint Online ab, generieren dort Dokumente, fügen Metadaten ein und stellen sicher, dass die Endbenutzer:innen immer die aktuellste Version ihrer Dokumente an einem bestimmten Ort finden.

Im Enterprise-Segment ist es durchaus üblich, dass zehntausende Dokumente einen gelenkten Freigabeprozess durchlaufen. Diese Menge in einer einfachen Dokumentenbibliothek darzustellen, wäre zu unübersichtlich. Auch hier legen wir das Augenmerk auf einen hohen Grad an Personalisierung, sodass der jeweilige Benutzer nur jene Dokumente sieht, die für ihn relevant sind.

Wir digitalisieren aber auch kleinere Prozesse, die zum Arbeitsalltag gehören: die Reisekostenabrechnung, Onboarding Prozesse oder eine Krankmeldung, die direkt vom Handy aus gestartet werden kann, ohne extra das Mailprogramm zu öffnen. Auch die Ablöse von Lotus Notes Datenbanken oder komplexen InfoPath Formularen ist immer wieder Thema.

Vielfältige Rollen und Technologien

Mit welchen Technologien arbeitet ihr?

Wir arbeiten primär mit Microsoft 365, darin sehr stark mit SharePoint und Microsoft Teams, aber auch beispielsweise Planner, Microsoft ToDo oder Microsoft Project for the Web, das kürzlich in den Planner integriert wurde. Im Power Platform Umfeld arbeiten wir stark mit Power Automate sowie Power Apps und den jeweiligen Integrationen in SharePoint.

Aus wie vielen Personen und Rollen besteht euer Bereich?

Wir sind über 20 Personen. Ungefähr 20 Prozent arbeiten als Software Engineer und entwickeln Erweiterungen auf Basis von SharePoint und Microsoft Teams oder reichern Power Apps programmatisch um weitere Funktionen an. Jeweils circa 40 Prozent sind im Teilbereich Prozessdigitalisierung beziehungsweise Intranet & Collaboration tätig, entweder in der Rolle des Consultants oder des Solution Architekten. Solution Architekten konzipieren die Gesamtlösung des Kunden und auch das technische Zusammenspiel zwischen Microsoft 365, Power Platform und programmatischer Erweiterung.
Dann gibt es die Consultants, die auf Prozessebene fachlich und technisch beraten können. Da haben wir zum Beispiel Spezialist:innen, die sich seit vielen Jahren mit Qualitätsmanagement-Prozessen wie Audit Management oder Non conformity Management beschäftigen und dementsprechend das fachliche Know-how mitbringen. Andere unserer Expert:innen haben schon unzählige Intranet Systeme in Großunternehmen etabliert und wissen genau, wo die Stolpersteine sind und wie man sie umgeht.

Hintergrundwissen am neuesten Stand der Technik

Was zeichnet die Arbeit im DWS-Team von smartpoint aus?

Wir legen den Fokus darauf, am neuesten Stand der Technik zu sein. Das heißt, wir sind durch die Bank darüber informiert, was aktuell und zukünftig in der Roadmap von Microsoft vorgesehen ist. Mit diesem Hintergrundwissen beraten wir unsere Kundinnen und Kunden und es kommt durchaus vor, dass wir sagen: „Wir schlagen vor, noch 2 Monate zu warten, bevor eine Anforderung umgesetzt ist. Hier ist ein Feature angekündigt, das uns einiges an Entwicklungsaufwand ersparen könnte.“
Was uns noch auszeichnet, sind unsere sogenannten „Produktlösungen“. Produktlösungen sind Lösungen und Lösungskonzepte, die mehrfach bei Kunden erprobt sind, jedoch nicht als “Produkt” vertrieben werden. Produktlösungen sind eine valide Basis, die jedoch auf die individuellen Anforderungen des Kunden angepasst wird. Die Umsetzung individueller Anpassungen verfolgt den Leitsatz, dass bestehende Funktionen nicht verändert, sondern zusätzliche Funktionalität hinzugefügt werden, und dadurch der Standard, der Microsoft 365 und die Power Platform bringt, weitestmöglich genutzt wird.

Weniger Aufwand, mehr Wir-Gefühl

Was ist das Ziel eurer Arbeit?

Wir möchten Mitarbeitende in Großunternehmen dazu zu befähigen, ihre Zeit für das einzusetzen, worin sie gut sind. Im Bereich der Prozessdigitalisierung wollen wir erreichen, dass wiederkehrende Abläufe mit so wenig menschlichem und zeitlichem Aufwand wie nötig durchgeführt werden können, damit die Mitarbeitenden ihr volles Potenzial für ihre eigentliche Arbeit einsetzen können.

Und wenn man das Ganze in den SharePoint-Intranet Bereich übersetzt: Ich kenne kaum eine Umfrage in größeren Unternehmen, wo die interne Kommunikation und Information nicht einer der Top Punkte ist: "Die Kommunikation im Unternehmen läuft nicht gut, man weiß über die anderen Abteilungen oder Standorte nicht Bescheid, wichtige Informationen sind nicht als solche erkennbar … “ Unser Ziel ist, neue, moderne Kommunikationsmöglichkeiten zu schaffen, die Bereiche innerhalb des Unternehmens sichtbar zu machen und zu zeigen, welchen Beitrag sie zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten, um die Wertschätzung zu steigern und ein stärkeres Wir-Gefühl im Unternehmen zu ermöglichen. 

Über Stefan Weigl

Stefan Weigl leitet den smartpoint-Bereich Digital Workplace Services mit über 20 Mitarbeitenden an drei Standorten. Er hat IT & Wirtschaftsinformatik an der FH Campus02 sowie IT-Recht & Management an der FH Joanneum studiert und sein Wissen in einem MBA Lehrgang für General Management an der Donau Universität Krems erweitert. Der 34-jährige ist verheiratet und Vater eines Sohnes.