SharePoint bietet eine unglaubliche Vielzahl an Funktionen – wie viele es genau sind, weiß wohl nicht mal Microsoft. Richtig bekannt sind meist nur die, die am häufigsten verwendet werden – so viel ist klar. Dabei gibt es eine Menge unbekannter Funktionen, mit denen man sich den digitalen Arbeitsalltag deutlich erleichtern kann. Welche das sind, erfährst du in diesem Artikel.

Unbekannte SharePoint-Funktionen, die dir das Arbeitsleben erleichtern

• Content Types und Document Sets
  Du kennst vermutlich die Grundfunktionalität, Dokumente und Daten in SharePoint-Bibliotheken und Listen zu speichern und zu organisieren. Content Types ermöglichen es, Metadaten und Verhalten für bestimmte Arten von Inhalten festzulegen. Ein Verkaufsangebot kann beispielsweise ein konkreter Content Type sein, dem eine Angebots-Vorlage sowie auszufüllende Metadaten wie Kundenname, Ansprechperson oder Angebotsstatus hinterlegt sind.
  Document Sets sind eine Erweiterung davon und erlauben es, Gruppen von Dokumenten als Einheit zu behandeln, was besonders in Zusammenhang mit Workflows und Metadaten sinnvoll ist.
• Column Formatting und View Formatting
  Vermutlich kennst du die Bibliotheks-Funktion von SharePoint. Wie die Listen- und Bibliotheksspalten dargestellt werden, kannst du bzw. dein Unternehmen individuell einstellen. Mithilfe von JSON-Formatierung wird die Ansicht angepasst, um beispielsweise Statusanzeigen, Fortschrittsbalken oder farbliche Hervorhebungen einzufügen. Damit werden Bibliotheken beziehungsweise Listen übersichtlicher.
• Version History und die dazugehörigen möglichen Settings
  Die Freigabe von Dokumenten und Ordnern für bestimmte Benutzer oder Gruppen sowie Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen sind allgemein bekannte Funktionen. Vermutlich weißt du auch, dass SharePoint Versionierung unterstützt, du also ältere Versionen eines gemeinsam bearbeiteten Dokuments ansehen und wiederherstellen kannst. Die erweiterten Einstellungen werden jedoch kaum genutzt: So kannst du beispielsweise die Anzahl der aufbewahrten Versionen definieren, Versionskommentare und Check-in/Check-out-Pflicht einstellen.
• Suche indivduell anpassen
  Vermutlich ist dir die Suchfunktionalität bewusst, mit der du nach Inhalten in SharePoint suchen kannst. Was viele Nutzer:innen jedoch nicht wissen, ist, dass diese Suche an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. So sind beispielsweise nicht nur Volltextsuche, sondern auch Search Verticals oder Filterung nach Metadaten möglich.
• Viva Connections: Integration in Microsoft Teams
  Das Schöne an der M365-Welt ist, dass alles miteinander verknüpfbar ist. Das SharePoint-Intranet kann zum Beispiel ganz einfach in Microsoft Teams integriert werden. Nutzer:innen haben damit einen "Single Point of Entry" in den digitalen Arbeitsplatz und können direkt in Teams auf Intranet-Seiten zugreifen, Posts in Viva Engage lesen oder ihre Aufgaben in Planner verwalten.