Mit der Einführung des Modern Designs auf SharePoint online wurde auch die List-Experience von den SharePoint Server Versionen drastisch geändert.
Allgemein
Was ist eigentlich
Microsoft 365
Modern Workplace
Auf der Build 2020 wurde erstmals Microsoft Lists angekündigt. Jeder der sich in der Vergangenheit mit der Microsoft Business Welt auseinandergesetzt hat, wird jetzt sofort das Bild einer SharePoint Liste im Kopf haben. Und das dürfte auch seine Berechtigung haben. Was Lists jetzt ausmacht und welchen Mehrwert es bieten kann, lesen Sie im folgenden Blog-Beitrag.
Was ist eigentlich Microsoft Lists?
Microsoft Lists versteht sich als Evolution oder Erweiterung der SharePoint Listen – besser gesagt der SharePoint Modern Listen. Mit der Einführung des Modern Designs auf SharePoint online wurde auch die List-Experience von den SharePoint Server Versionen drastisch geändert. Mit dieser Änderung gingen allerdings auch einige Features verloren, die es bis jetzt nicht in die Modern Experience der Listen geschafft haben. Genau hier kommt jetzt Microsoft Lists ins Spiel.
Exkurs SharePoint Liste
Listen sind die Basis für die Datenhaltung in SharePoint. Datensätze können in Zeilen und Spalten organisiert werden – ganz ähnlich wie in Microsoft Excel. Mittels zusätzlicher Spalten können Meta-Informationen oder auch Logiken für Programmiercode hinzugefügt werden. Die Darstellung einer Liste lasst sich mittels Ansichten und Filterungen sehr genau an die jeweiligen Einsatzszenarien anpassen.
Microsoft Lists reichern also die Modern Lists in SharePoint online mit Features der Classic Experience an – und noch mehr. Lists werden künftig auch als eigene App verfügbar sein – also losgelöst vom SharePoint Kontext. Dies ermöglicht die Integration von Lists in Microsoft Teams bzw. in Kanäle eines Teams.
Vordefinierte Templates
Erstellt man eine neue Liste kann man auch wieder aus definierten Templates wählen. Im Moment sind acht Vorlagen im Standard verfügbar:
- Issue Tracker
- Employee onboarding
- Event itinerary
- Asset manager
- Recruitment tracker
- Travel request
- Work progess tracker
- Content scheduler
Zudem können neue Listen auf Basis eines Excel Dokuments oder einer existierenden Liste erstellt werden.
Mit der grid-Option gibt es zudem ein Revival der quick-edit Funktion in SharePoint Listen. In dieser tabellenartigen Darstellung kann einfach mittels Drag and Drop, Copy and Paste sowie mit Maus-Markierungen bzw. „Herunterziehen“ von Datensätzen gearbeitet werden.
Ebenfalls willkommen heißen dürfen wir die Kalender-View einer Liste. Items einer Liste werden in einer Kalenderansicht dargestellt.
Mittels „Rules“ kann zudem ein Workflow gestartet werden, wenn ein Element gelöscht oder hinzugefügt wird (Bsp. E-Mail Notification).
Am spannendsten finden wir aktuell die nahtlose Integration in Microsoft Teams. Hier kann ähnlich wie schon bei Dokumenten, direkt eine Teams-Konversation zu Listen oder List-Items gestartet werden. Dies eröffnet wieder eine neue und sehr spannende Komponente im Teams-Feature-Katalog.
Microsoft Lists – wir freuen uns! Auf einen baldigen (und flächendeckenden) Rollout auf unsere österreichischen Tenants.
